提要：

本文從地質(zhì)資料催還工作的目的和意義出發(fā)，通過對地質(zhì)資料提供利用現(xiàn)狀的分析，找出地質(zhì)資料超期未還的原因，并在實際工作中探討了催還的有效途徑和方法，提出進(jìn)一步完善借閱制度的建議。

地質(zhì)資料的提供利用是地質(zhì)資料服務(wù)工作的基本環(huán)節(jié)，地質(zhì)資料的完整保存是提供利用的基礎(chǔ)，但手工借閱過程中存在到期不及時歸還地質(zhì)資料的現(xiàn)象，如何使借出的地質(zhì)資料及時歸還是擺在地質(zhì)資料管理人員面前的一個課題。

1.地質(zhì)資料催還工作的目的和意義

1.1 有利于對地質(zhì)資料的保護(hù)

對地質(zhì)資料的管理，首先就是需要對館藏地質(zhì)資料的數(shù)量、狀態(tài)、動態(tài)方位等有全面的了解，做到心中有數(shù)。如果借出的地質(zhì)資料不能按時歸還，就會造成資料管理人員對這件資料的狀態(tài)是否完好，有沒有丟失的可能等信息無法及時掌握，如果資料出現(xiàn)什么狀況，也就無法迅速采取措施，借出的地質(zhì)資料也就失去了應(yīng)有的保護(hù)。通過催還工作，使用戶盡可能用完即還，或者在約定的時間內(nèi)歸還或續(xù)借將直接有效地為地質(zhì)資料提供保護(hù)措施。

1.2 有利于館藏信息資源價值的最大限度發(fā)揮

地質(zhì)資料具有使用的經(jīng)常性、重復(fù)性、廣泛性。如果一份資料長期被一位技術(shù)人員占用，在資源有限的前提下，其他人就無法使用該信息，造成大量的資源浪費。催還工作可以減少類似的資源浪費，提高資源利用效率。在有序流動的情況下，才能體現(xiàn)和發(fā)揮它的最大價值。

1.3 有利于地質(zhì)資料館藏信息數(shù)字化進(jìn)程

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，地質(zhì)資料的館藏信息數(shù)字化正在加快進(jìn)行。但是，館藏信息數(shù)字化的前提必須是資料的實體在庫，如果遇到資料被借閱人員長期占用或者因為沒有及時有效地催還而使資料遭到破損甚至丟失，那么就會造成無法彌補的損失，同時直接影響到館藏機構(gòu)的數(shù)字化進(jìn)程。如果能夠及時有效催還，就可以避免這類事情的發(fā)生。

1.4 有利于收集反饋信息

用戶的信息反饋是地質(zhì)資料編研工作的基礎(chǔ)，開展催還工作的同時就可以收集到大量的反饋信息，并從催還的地質(zhì)資料反饋信息中可以集中反映出技術(shù)人員的主要需求，幫助我們更好地了解所提供的資料的利用效果，從而適當(dāng)調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，有目的地收集他們所需要的信息，使館藏能適應(yīng)技術(shù)人員的需求。

1.5 有利于增強用戶對借閱制度的履行意識

每一次催還工作都是對特定人或群體進(jìn)行的一次借閱制度的說明和宣講，既有利于我們宣講制度，也有利于用戶增強履行制度的意識，使借閱流通環(huán)節(jié)可以良性循環(huán)。

2.地質(zhì)資料提供利用現(xiàn)狀和存在問題

地質(zhì)資料的應(yīng)用貫穿科研生產(chǎn)工作的始終，管理好、利用好這些寶貴財富才能為地質(zhì)工作發(fā)展提供翔實的基礎(chǔ)信息。

盡管我們每年都對借出的地質(zhì)資料進(jìn)行催還工作，但因種種原因每年仍有部分地質(zhì)資料未能及時歸還，對地質(zhì)資料管理和后續(xù)服務(wù)利用造成了不利影響。

3.造成地質(zhì)資料超期未還的原因

3.1 地質(zhì)資料管理工作不受重視

地質(zhì)資料既是各項科研和生產(chǎn)工作的過程、認(rèn)識和成果的真實記錄，也是后續(xù)各項科研和生產(chǎn)工作科學(xué)、有序開展的重要依據(jù)。每項科研、生產(chǎn)活動的結(jié)束應(yīng)該以驗收后整改并規(guī)范歸檔全套正規(guī)的地質(zhì)資料為終點。由于是對各項科研和生產(chǎn)工作的過程、認(rèn)識和成果的真實記錄進(jìn)行的管理和利用，可以說地質(zhì)資料管理工作十分重要。

而現(xiàn)實情況是部分技術(shù)人員認(rèn)為地質(zhì)資料管理工作本身只是一個附屬，從思想認(rèn)識上對地質(zhì)資料的管理工作有所忽視。對地質(zhì)資料管理工作定位較低，無形中令科技人員不重視資料管理工作的重要性，使相關(guān)事務(wù)不好協(xié)調(diào)，有時還會引起資料管理人員與科技人員之間的矛盾。

3.2 地質(zhì)資料管理人員本身未嚴(yán)格履行借閱制度

地質(zhì)資料管理人員本身沒有嚴(yán)格履行借閱流程，對借閱者個人信息沒有嚴(yán)格把控，導(dǎo)致催還時無法直接聯(lián)系借閱者本人。造成以上問題的主要原因是還沒有強化催還意識，即使按規(guī)定發(fā)送催還通知，但仍只是一味地坐等借閱人上門歸還資料，對于催還期限上限已到卻還沒有歸還的資料也沒有及時采取相應(yīng)的辦法，造成很多資料超期未還。

3.3 各項制度缺乏相應(yīng)的處罰規(guī)定

在地質(zhì)資料提供利用過程中，會出現(xiàn)資料屢催不還、受損、丟失等情況，檔案借閱制度規(guī)定可以視情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰，但是在細(xì)節(jié)上沒有詳細(xì)說明，因此在具體操作中沒有可借鑒的依據(jù)，最終處罰無法實現(xiàn)。

3.4 資料使用者不遵守借閱制度

由于技術(shù)人員對資料管理工作本身重要性沒有足夠認(rèn)識，所以對資料借閱制度相關(guān)規(guī)定視若無睹，本應(yīng)到期歸還的資料并不著急歸還，而是為了方便下次使用一直在自己手中拿著，時間長了有的人便忘記了，有的人甚至隨意轉(zhuǎn)借他人。

4.催還工作的主要方法和成果

4.1 催還工作的主要步驟和方法

鑒于未及時歸還資料為歷年積累，我們采用以下步驟和方法：

(1)整理建賬。將歷年所有電子賬目與紙質(zhì)賬本ー一對照，提取未及時歸還資料的借閱人和借閱信息，并按不同人員分為3類(本單位人員、本單位調(diào)出人員和外單位人員)進(jìn)行建表。

(2)內(nèi)部核對。深入庫房，對提取的信息進(jìn)行入庫逐一核實，這既是對用戶負(fù)責(zé)，也是對我們過往工作的檢驗。

(3)通知用戶。對超期資料進(jìn)行明細(xì)匯總，對應(yīng)到個人后再逐一與資料借閱人進(jìn)行交流、核實，形成專人的催還記錄并請用戶簽字確認(rèn)，為采取后續(xù)手段打基礎(chǔ)做準(zhǔn)備。

(4)對于外單位的借閱人，通過電話溝通向借閱人進(jìn)行確認(rèn)和告知，并發(fā)催還函到其單位。

4.2 催還工作的主要成果

通過上述工作，切實落實了每件資料的去向及歸還責(zé)任人。與借閱各方加強聯(lián)系，最終使每件資料均得以落實。截至目前，湖南省地質(zhì)院418隊共催還地質(zhì)資料2851件，辦理續(xù)借手續(xù)165件。

5.完善借閱制度的建議

促進(jìn)借出的地質(zhì)資料及時歸還可在多方面下工夫，如：加強規(guī)章制度宣傳，增加催還的及時性和次數(shù)，書面發(fā)出催還通知，利用地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)進(jìn)行催還消息提醒、開通網(wǎng)上續(xù)借功能等。一般情況下，多數(shù)人接到提醒后會按時歸還，但是僅僅靠自覺是不夠的，還應(yīng)該進(jìn)一步完善借閱制度來保證地質(zhì)資料的及時歸還和充分利用。

5.1 部門互動，協(xié)調(diào)催還

在有些情況下，常規(guī)的催還方式不能奏效，尤其是外單位借閱人員遲遲不肯歸還資料，幾番催還無效就需要通過單位部門之間發(fā)函等方式進(jìn)行溝通，通過組織干預(yù)達(dá)到催還目的。如果還無效，可以終止該借閱人甚至該借閱人所在整個單位的借閱資格。

5.2 細(xì)化催還相關(guān)制度

資料從接收到提供利用是一個完整的流程，其他各進(jìn)程的制度都相對清晰，利用環(huán)節(jié)中催還工作并沒有相關(guān)的細(xì)制度。在這方面，應(yīng)該提請有關(guān)部門的重視，細(xì)化催還流程各項規(guī)定。比如，可收取適量的押金，按照借閱期限制定借超期罰款制度，在制度中對超期原因和在借資料狀況進(jìn)行處罰分類，并給予一定的免罰寬限期。

6.結(jié)束語

催還工作是地質(zhì)資料管理中可以不存在的一個環(huán)節(jié)，要想使這個環(huán)節(jié)真正消失，需要完善制度，靠制度來規(guī)范地質(zhì)資料的借閱和歸還行為，這樣才能保證地質(zhì)資料的正常流轉(zhuǎn)，更好地服務(wù)科研生產(chǎn)。

（作者單位：湖南省418地質(zhì)隊）